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A大千年校庆定在十一月,这是A大建校以来最隆重的一次庆典。
不仅本校师生全员参与,还要邀请海内外校友、六大家族代表、兄弟院校嘉宾。
筹备工作从九月就开始了,但真正进入冲刺阶段是十月中旬,距离校庆还有不到三周,所有工作必须在这三周内完成。
周五下午的席位会议,议题只有一个——校庆筹备。
顾予书坐在主位,面前摊着一张巨大的时间轴图表。从十月中旬到校庆当天,每一天、每一个小时、每一个环节都标注得清清楚楚。
她手里转着那支深蓝色的钢笔,紫色的眼睛从左到右扫过每一个人。
“校庆筹备,七个板块。我统筹,傅星砚细节,时清禾学术,沈清晚赞助,周望舒线上系统,江清辞文艺汇演,林北笙后勤。”她说话的速度很快,每一个人的名字和对应的板块像子弹一样打出来,精准、简洁、没有重复。
“每个人负责自己的板块,遇到问题先自己解决,解决不了找傅星砚,傅星砚解决不了找我。”
顾予书放下笔,身体微微前倾:“十一月十五号之前,所有工作必须完成。十四号彩排,十五号正式庆典。有没有问题?”
“没有!”六个人同时回答,不是先后,是同时,声音叠在一起,像合唱团的同一个音。
第一周:顾予书每天早上七点到学生会大楼,晚上十一点才离开。她的手机永远在响,对讲机永远开着,面前的日程表永远在更新,统筹不是做一件事,是做所有事。
她要确保每一个板块都在正确的轨道上运行,确保各板块之间的衔接不出问题,确保资源调配合理,确保所有人的情绪稳定。
她不能慌,不能乱,不能在任何一个人面前说“我不知道”,她是定海神针,她稳了,所有人才能稳。
周一早上:沈清晚的赞助方案出了状况,原本谈好的一家赞助商临时撤资,理由是“预算调整”。
沈清晚在电话里和对方沟通了四十分钟,对方态度坚决。她挂了电话,看着面前的赞助计划表,缺口八十万。她没有去找顾予书,而是拿起手机,翻通讯录,一个一个地打电话。
沈家的人脉、商界的朋友、之前合作过的企业,打了二十多个电话,终于找到两家愿意填补缺口的企业。
她把新方案发到七席群里,附了一句话:“赞助搞定。缺口已补,总额比原计划还多了十万。”
顾予书回了一个字:“好。”
沈清晚看着那个“好”字,笑了,继续打下一个电话。
时清禾负责学术板块,校庆期间要举办三场学术论坛,邀请了国内外十几位知名学者。需要安排接待、场地、设备、翻译、茶歇、纪念品,每一项都不能出错。
时清禾做了一张表格,每一项任务都落实到具体的人,每一个时间节点都精确到分钟。
她每天要接几十个电话,回上百条消息,协调各方需求。有学者临时换人,有学者航班延误,有学者对场地提出特殊要求。
她一件一件地处理,不急不慢,温温柔柔地就把所有问题解决了。沈清晚有时候看她处理事情的方式,觉得她像一杯温水——不烫,不凉,刚好能泡开最紧的茶叶。
周望舒负责线上系统。校庆官网、报名系统、直播平台、校友数据库,四个系统要在同一时间上线,承受高并发访问。他在实验室里待了整整三天,调试服务器,优化代码,做压力测试。
东方未明给他当助手,两个人对着屏幕上的数据流,偶尔说几句别人听不懂的话。
“缓存命中率低了。”
“嗯,调整过期时间。”
“数据库连接池不够。”
“加。”
“加多少?”
“翻倍。”
对话结束,继续敲键盘,他负责直播平台的技术保障,测试了十几套方案,确保直播不卡顿、不延迟、不掉线。周望舒把所有可能出现的故障都做了预案,每一条都写进文档,文档长达五十页。
江清辞负责文艺汇演。校庆晚会是重头戏,要突出A大的千年底蕴和青春活力。她编排了一支大型舞蹈,需要二十个演员,排练时间只有两周。每天下课之后,她在舞蹈室待上好几个小时,一个一个动作地抠,一个一个节拍地卡。
江清辞平时笑嘻嘻的,但一进舞蹈室就像换了个人,严肃、严格、不留情面。有一个动作演员们怎么都跳不齐,她一遍一遍地示范,跳了十几遍,直到所有人都掌握为止。满头大汗,坐在地上喘气,旁边的学生递水给她,她喝了一口,说“再来一遍”。
林北笙负责后勤。物资采购、场地布置、设备调配、人员调度。四十顶帐篷、两百套桌椅、一千份纪念品、五百个嘉宾胸牌、二十辆接驳车。他从仓库到操场,从操场到仓库,来回不知道多少趟。
百里长风主动来帮忙,两个人默默地把物资分类、打包、运送到指定位置。林北笙很少说话,但他做的每一件事都让人放心。他不会忘东西,不会弄错数量,不会搞混场地。他搬完最后一顶帐篷的时候,百里长风说“还有吗”,他说“没了”。
百里长风说“那我走了”,他说“嗯”。百里长风走出去几步,听到林北笙在后面说“谢谢”。百里长风没有回头,但嘴角弯了一下。
傅星砚把控细节。每一个板块的进度、每一笔预算的支出、每一项工作的完成情况,她都要过目。她不需要催任何人,因为所有人都知道——傅星砚不催,但她会看。她的眼睛很细,细到能从预算表里发现一个数字的异常,能从进度报告里发现一个环节的滞后。
她发现问题的时候不会当众说,而是私下找负责人确认,确认之后提出解决方案。她的方式让所有人都觉得舒服——不是“你做错了”,是“我们看看怎么调整一下”。
顾予书每天都会收到所有人的进度报告,每天晚上在自己的本子上汇总。她不需要催,因为每一个人都在自己的轨道上运转得恰到好处。她要做的是——确保这些轨道不交叉、不碰撞、不偏离,她做得很好。
好到傅星砚有一天晚上在七席群里发了一条消息:“予书,你该睡了。”
顾予书回了一个字:“嗯。”但她没有睡。她又看了两个小时的报告,直到确认明天的工作没有任何问题,才关了灯。
第二周的一个中午:七席难得在食堂聚齐了。长桌上摆满了餐盘,每个人面前都是自己爱吃的菜,没有人说校庆的事,但每个人都知道进度。
沈清晚吃了一口沙拉,说“赞助商那边又加了十万,说是对A大的支持”。
时清禾喝了一口汤,说“学术论坛的学者名单最终确认了,比原计划多了两位”。
周望舒夹了一块鱼,说“系统压力测试通过”。
江清辞剥了一只虾,说“舞蹈排练到第三段了,下周能合光”。
林北笙吃了一口米饭,说“物资全部到位”。
傅星砚夹了一块青菜,说“细节我过了一遍,没有问题”。
顾予书听着他们一句接一句地汇报,没有说“很好”,没有说“辛苦了”。
她只是端起饮料杯,举在半空中。其他人也端起了杯子,七只杯子碰在一起,发出清脆的声响,然后继续吃饭。
第三周:校庆倒计时七天,所有工作进入最后冲刺阶段。
顾予书在学生会大楼的走廊里快步走着,手里拿着对讲机,耳边是各板块的实时汇报。她在听,但不是每个字都听,她只听关键信息——进度、问题、需要协调的地方,没有问题就跳过,有问题就停下来解决。
“学术论坛的茶歇供应商说水果来不及配送。”时清禾的声音从对讲机里传来。
顾予书停下脚步:“换一家,我让后勤帮你联系林北笙。”
“好。”
“文艺汇演的舞台灯光和音响设备下午进场,需要人对接。”江清辞的声音。
“林北笙,你下午去对接。”顾予书说。
“好。”林北笙的声音从对讲机里传来,简短,但让人放心。
“线上系统的直播推流地址,需要给校友会那边同步。”周望舒的声音。
“沈清晚,你负责同步。”顾予书说。